Một trong những nội dung then chốt của Công văn 247/BHXH-CSYT (ban hành ngày 20/01/2025) là đẩy nhanh tiến độ thanh quyết toán các chi phí còn vướng mắc. Để làm được điều này, việc đảm bảo tính khớp đúng "ba bên" giữa Sổ kho - Bệnh án - Dữ liệu cổng giám định là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ sở y tế.
1. Tại sao sự khớp đúng lại là "điều kiện cần" để thanh toán?
Theo Công văn 247, cơ quan BHXH sẽ tăng cường đối soát dữ liệu điện tử. Nếu số lượng vật tư y tế (VTYT) kê khai trên bệnh án cao hơn số lượng thực xuất tại kho, hệ thống sẽ tự động ghi nhận lỗi "trục lợi". Ngược lại, nếu sổ kho xuất nhiều hơn bệnh án, đơn vị sẽ bị thất thoát tài chính.
Mục tiêu của rà soát: Đảm bảo mỗi đơn vị vật tư được thanh toán đều có "vết" pháp lý rõ ràng từ khâu nhập kho đến khi sử dụng trên cơ thể bệnh nhân.
2. Các điểm nóng thường xảy ra sai lệch số lượng
Dựa trên kinh nghiệm thực tế tại Tổ BHYT, các sai lệch thường nằm ở:
Vật tư tiêu hao rời: Các loại bơm kim tiêm, găng tay, bông băng thường được xuất kho theo gói/hộp nhưng bệnh án lại kê khai lẻ, dẫn đến sai lệch đơn vị tính.
Vật tư trong can thiệp/phẫu thuật: Số lượng Stent, bóng nong, chỉ khâu... thực dùng có thể thay đổi so với dự kiến ban đầu nhưng điều dưỡng chưa cập nhật kịp thời vào sổ kho điện tử.
Lỗi hủy/trả vật tư: Vật tư đã xuất nhưng không sử dụng (do đổi phương án điều trị) nhưng chưa làm thủ tục nhập lại kho trên phần mềm HIS.
3. Quy trình rà soát định kỳ theo tinh thần Công văn 247
Để chuẩn bị cho kỳ quyết toán năm 2025, Tổ BHYT cần phối hợp với khoa Dược thực hiện quy trình 3 bước:
Bước 1: Đối soát dữ liệu XML hằng ngày Sử dụng công cụ kiểm soát trên Cổng giám định để phát hiện sớm các mã vật tư có số lượng bất thường. Công văn 247 khuyến khích việc phát hiện và điều chỉnh sai sót ngay trong tháng để không ảnh hưởng đến kỳ quyết toán quý.
Bước 2: Kiểm kê thực tế và khớp nối sổ sách Định kỳ hàng tuần, điều dưỡng trưởng khoa phải đối chiếu danh sách vật tư đã tính phí cho bệnh nhân với số lượng vật tư thực còn tại tủ trực. Mọi sự chênh lệch phải được giải trình bằng biên bản (ví dụ: vật tư bị hỏng, lỗi kỹ thuật).
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ bệnh án Đảm bảo tờ "Phiếu phẫu thuật/thủ thuật" ghi nhận chính xác số lượng vật tư đã sử dụng. Số lượng này phải khớp hoàn toàn với lệnh xuất kho trên phần mềm.
4. Giải pháp ứng dụng công nghệ
Mã vạch (Barcode/QR Code): Triển khai quét mã vạch vật tư ngay tại giường bệnh hoặc phòng mổ để dữ liệu tự động trừ vào kho và cộng vào bệnh án.
Chặn lỗi tự động: Thiết lập phần mềm không cho phép ký bệnh án nếu số lượng vật tư kê khai vượt quá số lượng tồn kho khả dụng tại khoa phòng.
5. Kết luận
Việc rà soát tính khớp đúng giữa sổ kho và bệnh án không chỉ là hình thức đối phó với giám định, mà là giải pháp quản trị giúp bệnh viện vận hành minh bạch. Tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn tại Công văn 247/BHXH-CSYT sẽ giúp đơn vị rút ngắn thời gian chờ đợi và đảm bảo dòng tiền từ quỹ BHYT được luân chuyển kịp thời.
