Tình trạng gián đoạn cung ứng thuốc trúng thầu (hết hàng, đứt chuỗi cung ứng) là bài toán khó đối với các bệnh viện. Để đảm bảo điều trị, bác sĩ thường phải chuyển sang sử dụng loại thuốc khác tương đương. Tuy nhiên, nếu không có biên bản của Hội đồng Thuốc và Điều trị phê duyệt quy trình này, toàn bộ phần chi phí chênh lệch hoặc thậm chí toàn bộ giá trị thuốc thay thế sẽ bị xuất toán.
1. Quy định về việc sử dụng thuốc thay thế trong danh mục
Theo quy định của Bộ Y tế, việc sử dụng thuốc ngoài danh mục trúng thầu hoặc thay thế hoạt chất tương đương phải tuân thủ quy trình kiểm soát chặt chẽ.
Nội dung: Khi thuốc trúng thầu hết, bệnh viện được phép sử dụng thuốc thay thế (cùng nhóm hoặc cùng hoạt chất nhưng khác hàm lượng/biệt dược) để đảm bảo tính liên tục của phác đồ.
Yêu cầu: Việc thay thế này phải được thông qua Hội đồng Thuốc và Điều trị của bệnh viện bằng một biên bản chính thức, nêu rõ lý do khách quan (nhà thầu không cung ứng được, thuốc đang chờ kết quả đấu thầu mới...) và danh sách các thuốc thay thế tạm thời.
2. Nguy cơ xuất toán từ việc "thay thế tự phát"
Hệ thống giám định điện tử thực hiện đối soát mã thuốc với danh mục thầu (XML 4) đã được phê duyệt đầu năm.
Lỗi không có trong danh mục thầu: Khi bệnh viện đẩy dữ liệu một mã thuốc mới lên (chưa có trong danh mục thầu ban đầu), hệ thống sẽ tự động chặn và báo lỗi "Thuốc không nằm trong danh mục thanh toán BHYT của cơ sở".
Xuất toán phần chênh lệch giá: Trong trường hợp thay thế thuốc rẻ tiền bằng thuốc đắt tiền hơn khi hết hàng, nếu không có biên bản giải trình về tính cấp bách, cơ quan bảo hiểm có quyền chỉ thanh toán theo giá của thuốc trúng thầu cũ. Phần chênh lệch bệnh viện phải tự gánh chịu.
Hệ quả: Thiếu hồ sơ pháp lý (Biên bản Hội đồng) dẫn đến việc xuất toán hàng loạt trên diện rộng, gây thâm hụt tài chính nghiêm trọng, đặc biệt với các thuốc đặc trị chi phí cao.
3. Ngăn chặn nguy cơ xuất toán cho đơn vị
Để xử lý tình huống hết thuốc một cách đúng luật và an toàn tài chính, nhà quản lý cần thực hiện:
Số hóa biên bản Hội đồng Thuốc và Điều trị: Ngay sau khi Hội đồng phê duyệt danh mục thuốc thay thế tạm thời, bộ phận CNTT phải cập nhật ngay dữ liệu này vào phần mềm HIS và ánh xạ (mapping) lên cổng giám định. Biên bản scan phải được sẵn sàng để gửi kèm khi giải trình dữ liệu XML.
Thiết lập cảnh báo "Thuốc thay thế" trên HIS: Khi bác sĩ kê đơn loại thuốc đang được dùng thay thế, phần mềm cần hiển thị thông báo để bác sĩ biết đây là chỉ định tạm thời theo biên bản số... của bệnh viện. Điều này giúp bác sĩ ghi chú chính xác lý do y khoa trong bệnh án.
Phối hợp chặt chẽ với Nhà thầu và BHXH: Khi phát hiện nguy cơ hết thuốc trúng thầu, Khoa Dược cần có văn bản thông báo ngay cho cơ quan BHXH địa phương kèm theo biên bản của Hội đồng Thuốc. Sự chủ động này giúp quá trình giám định sau này diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng hồ sơ bị "treo" do lỗi hệ thống tự động.
